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Fatturazione elettronica: i principali punti fermi

“Dal 1° gennaio 2019. Come adeguarsi al nuovo obbligo di legge”

 NOTIZIARIO TORREFATTORI, dicembre 2018, a cura di Susanna de Mottoni • 

Dal 1° gennaio 2019 tutte le fatture emesse, a seguito di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, o stabiliti in Italia, potranno essere solo fatture elettroniche.
Le regole per predisporre, trasmettere, ricevere e conservare le fatture elettroniche sono definite nel provvedimento n. 89757 del 30 aprile 2018 del Direttore dell’Agenzia delle Entrate. 

Cos’è la fattura elettronica 

La fattura elettronica si differenzia da una fattura cartacea, in generale, solo per due aspetti: 

  • va necessariamente redatta utilizzando un pc, un tablet o uno smartphone; 
  • deve essere trasmessa elettronicamente al cliente tramite il c.d. Sistema di Interscambio “SdI”. 

In termini più tecnici, la fattura elettronica è un file in formato XML (eXtensible Markup Language) trasmesso per via telematica al SdI e da questo recapitato al cliente. 

Cos’è il Sdl

Il SdI è una sorta di “postino” che svolge, tra gli altri, i seguenti compiti: 

  • verifica se la fattura contiene almeno i dati obbligatori ai fini fiscali e l’indirizzo al quale il cliente desidera che venga recapitata la fattura; 
  • controlla che la partita IVA del fornitore e la partita IVA ovvero il codice fiscale del cliente (cessionario/committente) siano esistenti. 

In caso di esito positivo dei controlli precedenti (e di altri controlli di cui si dirà in seguito), il SdI consegna in modo sicuro la fattura al destinatario, comunicando, con una “ricevuta di recapito”, a chi ha trasmesso la fattura la data e l’ora di consegna del documento.
In definitiva, quindi, i dati obbligatori da riportare nella fattura elettronica sono gli stessi che si riportavano nelle fatture cartacee, oltre all’indirizzo telematico dove il cliente vuole che venga consegnata la fattura. 

Chi è esonerato dall’emissione della fattura elettronica 

Sono esonerati dall’emissione della fattura elettronica gli operatori che rientrano nel cosiddetto “regime di vantaggio” (di cui all’art. 27, commi 1 e 2, del D.L. n. 98/2011) e quelli che rientrano nel cosiddetto “regime forfettario” (di cui all’art. 1, commi da 54 a 89, della L. n. 190/2014).
Gli operatori in regime di vantaggio o forfettario, possono comunque emettere fatture elettroniche seguendo le disposizioni del provvedimento del 30 aprile 2018.
Sono altresì esonerati i cd. piccoli produttori agricoli (di cui all’art. 34, comma 6 del D.P.R. n. 633/1972.
Tutti gli altri soggetti passivi IVA sono obbligati, dal 1° gennaio 2019, ad emettere esclusivamente fatture elettroniche.

Quali sono i vantaggi della fattura elettronica 

Al di là del risparmio in termini di consumo di carta e archiviazione, uno dei vantaggi riguarda la  conservazione delle fatture elettroniche che può essere eseguita direttamente dall’operatore IVA tramite proprie procedure informatiche, ovvero aderendo ad un apposito servizio gratuito reso disponibile dall’Agenzia delle Entrate.
Inoltre, potendo acquisire la fattura sotto forma di file XML, è possibile rendere più rapido il processo di contabilizzazione dei dati contenuti nelle fatture stesse, riducendo sia i costi di gestione di tale processo che gli errori che si possono generare dall’acquisizione manuale dei dati.
Essendo certa la data di emissione e consegna della fattura (poiché la stessa viene trasmessa e consegnata solo tramite SdI), si incrementa l’efficienza nei rapporti commerciali tra clienti e fornitori.
La fattura elettronica, poi, determina ulteriori vantaggi dal punto di vista strettamente fiscale.

Predisposizione 

Per compilare una fattura elettronica è necessario disporre di: un PC ovvero un tablet o uno smartphone;  un programma (software) che consenta la compilazione del file della fattura nel formato XML.
Per come detto, per i soggetti passivi IVA meno strutturati, L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione gratuitamente 3 tipi di programmi per predisporre le fatture elettroniche (una procedura web utilizzabile accedendo al portale “Fatture e Corrispettivi” del sito internet dell’Agenzia, un software scaricabile su PC e un’App per tablet e smartphone, denominata Fatturae, scaricabile dagli store Android o Apple).
I soggetti passivi IVA più strutturati, di norma utilizzeranno i software rilasciati dagli stessi produttori dei software gestionali utilizzati per predisporre e registrare in contabilità le fatture, ovvero altri software privati. 

Invio 

Per trasmettere al SdI il file XML della fattura elettronica ci sono diverse modalità: 

  • si può utilizzare una PEC, inviando il file della fattura come allegato del messaggio di PEC all’indirizzo “sdi01@pec.fatturapa.it”; 
  • si può utilizzare un canale telematico (FTP o Web Service) preventivamente attivato con il SdI; 
  • si può utilizzare il servizio online presente nel portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate che consente l’upload del file XML preventivamente predisposto e salvato sul proprio PC; 
  • si può utilizzare la procedura web ovvero l’App Fattura emesse a disposizione gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate. 

Ricevimento 

Una volta ricevuta la fattura e in caso di esito positivo dei controlli previsti, il SdI consegna la fattura elettronica all’indirizzo telematico presente nella fattura stessa; la fattura elettronica, quindi, viene recapitata alla casella PEC, ovvero al canale telematico (FTP o Web Service) che il cliente ha comunicato.
Va evidenziato che per il recapito delle fatture elettroniche l’Agenzia delle Entrate ha reso disponibile un apposito servizio di “registrazione” dell’indirizzo telematico prescelto per la ricezione delle stesse.

Conservazione 

Sia chi emette che chi riceve una fattura elettronica è obbligato a conservarla elettronicamente.
La conservazione elettronica non è la semplice memorizzazione su PC del file della fattura, bensì un processo regolamentato tecnicamente dalla legge (CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale).
Solo con il processo di conservazione elettronica a norma, infatti, si ha la garanzia di non perdere mai le fatture.
Il processo di conservazione elettronica a norma è usualmente fornito da operatori privati certificati.
L’Agenzia delle Entrate, peraltro, ha messo gratuitamente a disposizione un servizio di conservazione elettronica a norma per tutte le fatture emesse e ricevute elettronicamente attraverso il SdI.

 

Fonte: Studio Tributario Cattelan-Verni-Mallano & Associati Dottori Commercialisti e Revisori Legali 

La certificazione BRC GSFS

“…cos’è, ma soprattutto a chi può servire”

 NOTIZIARIO TORREFATTORI, dicembre 2018, autore Marco Valerio Francone • 

La sicurezza alimentare è ormai un pre-requisito che, nel settore della produzione e distribuzione di generali alimentari, non può essere né ignorato né sottovalutato. Tuttavia l’ingresso in taluni mercati vendita necessita di ulteriori garanzie e/o “standard” che esulano dalla sola conformità alla normativa cogente.
Un esempio sono le certificazioni a carattere privato, nate e sostenute da consorzi di distribuzione, i quali hanno definito dei requisiti autonomi necessari (o quasi) per poter aderire come fornitore alla catena di distribuzione.
Uno degli esempi è la certificazione BRC GSFS, promossa dal British Retail Consortium inglese e che ad oggi rappresenta uno degli standard più diffusi a livello globale.
Nato come standard privato per la selezione dei fornitori da parte della GDO (inglese), ad oggi rappresenta uno schema per la sicurezza alimentare applicabile sia per la produzione di alimenti che, nelle sue varianti, anche nei settore degli imballaggi (BRC Packaging), dello stoccaggio e distribuzione (BRC Stogare & distribution), nelle attività di broker e agenzie di intermediazioni (BRC Agent & Broker) ecc…
La certificazione BRC per il settore produttivo alimentare (BRC GSFS) è ormai giunta alla versione 8 e, rispetto alla precedente versione 7, propone l’introduzione di nuovi moduli aggiuntivi e volontari per le imprese alimentari, al fine di personalizzare la certificazione in modo più dettagliato rispetto alle specifiche esigenze di business.

Fra i moduli opzionali dello standard BRC Food versione 8, ritroviamo i seguenti, alcuni di quali già pubblicati precedentemente:

Modulo volontario 8 Gestione dei prodotti commercializzati

Modulo volontario 9 Gestione di materiali a contatto alimentare per alimentazione animale

Modulo volontario 10 GLOBAL GAP e catena di custodia

Modulo volontario 11 Gestione catena di approvvigionamento delle carni

Modulo volontario 12 Prodotti senza glutine (approvato AOECS)

Modulo volontario 15 FSMA (Food Safety Modernization Act,)

Di seguito si riporta una breve analisi del nuovo standard BRC Food versione 8. 

A chi si applica lo standard BRC GSFS:

  • Alimenti lavorati (a proprio marchio e/o a marchio privato).
  • Materie prime o ingredienti utilizzati dai servizi alimentari e dai produttori di alimenti.
  • Prodotti primari (frutta e verdura).
  • Alimenti per animali domestici.

Le opzioni di previste dallo standard BRC GSFS:

  • Audit Annunciato: in cui sia il sito che l’ente di certificazione accreditato concordano anticipatamente le date di ispezione 
  • Audit NON annunciato: in cui le date di ispezione non sono comunicate né concordate fra le parti. Questo tipo di audit rimane a carattere volontario. 
  • È stato eliminato l’audit documentale senza preavviso, previsto per la precedente versione 7.

L’importanza della direzione rappresenta uno dei canoni principali dello schema in quanto è chiamata a dimostrare un sostanziale impegno verso una cultura della qualità, attraverso, ad esempio, la definizione di attività che coinvolgano tutte le parti del sito che hanno impatto sulla sicurezza del prodotto; nella definizione di un piano di azione che indichi la modalità di attuazione delle attività intraprese ed i tempi previsti e nella definizione di un protocollo di verifica dell’efficacia delle attività intraprese.
La responsabilità di garantire la sicurezza del prodotto è così estesa a tutto il personale operante nel sito e non solo alle figure responsabili.
L’azienda che intende certificarsi dovrà dimostrare altresì di possedere un programma di incontri che permetta di portare all’attenzione della direzione i problemi connessi alla sicurezza alimentare, alla legalità, all’integrità e alla qualità. Questi incontri dovranno avere una frequenza minima di 1 volta al mese.
Dovrà, inoltre, possedere un sistema di segnalazione confidenziale per consentire al personale di segnalare problemi relativi alla sicurezza, all’integrità, alla legalità e alla qualità del prodotto.
L’azienda certificata dovrà inoltre assicurare un processo formalizzato e basato sull’analisi dei pericoli, sulla selezione e qualifica del fornitore, nonché nella pianificazione e gestione degli audit interni. Anche la procedura di controllo della merce in ingresso deve essere applicata sistematicamente e deve essere presente un sistema per garantire che le modifiche approvate sulle materie prime (compresi gli imballaggi primari) siano comunicate al personale addetto alla ricezione della merce e che sia accettata solo la corretta versione delle materie prime.
Per esempio, quando le etichette o gli imballaggi stampati sono modificati, è opportuno verificare che sia stata accettata e immessa nel processo produttivo solo la versione corretta.
Ulteriore aspetto fondamentale della certificazione BRC GSFS è la protezione alimentare all’interno dello stabilimento. I sistemi di difesa contro la contaminazione dolosa e/o il furto di prodotti alimentari dovranno costituire una parte integrante dei protocolli del sito.
Il requisito richiesto è la valutazione di eventuali minacce (rischi) relative ad atti volontari di contaminazione, danneggiamento e furto.
Questa valutazione deve essere basata sul rischio e deve condurre a procedure e attività volte a limitare e/o impedire azioni volontarie siano esse esterne che interne.
Questa valutazione dei rischi (minacce) dovrà prendere in esame tutte le fasi in cui il prodotto è sotto il controllo gestionale del sito.
Ancora, le condizioni igieniche e di pulizia devono essere in grado di ridurre al minimo le contaminazioni del prodotto.

Questo punto ha lo scopo infatti di:

  • Misurare l’efficacia complessiva della progettazione igienica, delle buone prassi del personale e dei metodi operativi.
  • Fornire informazione di organismi indicatori, organismi di degradazione, patogeni di interesse, in modo tempestivo e tale da intraprendere efficaci azioni preventive verso contaminazioni microbiche. 
  • Monitorare il sistema e fornire quindi un sistema di allarme precoce per i rischi microbiologici sia nell’ambiente di produzione che post-produzione. 
  • Rilevare i punti critici dello stabilimento che possono rappresentare una fonte di contaminazione.
  • Convalidare il programma di igiene e valutare l’effettiva congruenza delle frequenze delle operazioni di pulizia ed igiene.

Per i sistemi di pulizia CIP, dovrà essere valutato e validato anche:

  • La valutazione degli allergeni alimentari nella progettazione dei sistemi CIP (gestione del rischio).
  • Limiti accettabili per tempistiche, concentrazione, portata, pressione e temperatura del sistema CIP.
  • La formazione del personale che opera sul sistema CIP. 
  • Indicatori di monitoraggio dei parametri chiave del processo CIP.