“Come strutturare un modello privacy applicabile”
• NOTIZIARIO TORREFATTORI, dicembre 2025, autore Avv. Marco Vincenti •
Un modello privacy ben costruito protegge dati e reputazione, trasformando gli obblighi del GDPR in vantaggio competitivo
Un SGP ben strutturato non è burocrazia. In ballo c’è la gestione di asset strategici: dati personali, sicurezza, efficacia dei processi, reputazione. Il GDPR stabilisce obblighi precisi, ma la differenza sta nel riuscire a trasformarli in scelte organizzative concrete e proporzionate.
Un SGP efficace poggia su due pilastri.
- Il primo: la valutazione del rischio, che non può essere un esercizio “una tantum”. Deve restare un processo continuo, coerente con l’evoluzione dell’azienda. Ogni modifica del perimetro richiede un aggiornamento sui rischi e sulle misure da adottare. Questo approccio dinamico impedisce al SGP di diventare un documentale statico, destinato a invecchiare in fretta.
- Il secondo: l’accountability. Non basta agire correttamente, bisogna poterlo dimostrare. Serve una governance consapevole e documentazione idonea quale valida evidenza che quanto stabilito sia davvero rispettato. È una logica semplice ma efficace, che aiuta a prevenire problemi prima che diventino criticità.
La progettazione del SGP parte dalla mappatura, attività che richiede attenzione, ma permette di mantenere nel tempo un quadro chiaro dei trattamenti effettuati. Capire chi usa cosa, con quali strumenti e per quali finalità, aiuta a individuare i punti delicati.
Qui entra in gioco il principio della privacy by design e by default: approccio privacy-oriented fin dalla progettazione, impostazioni che limitano la raccolta al minimo necessario, strumenti configurati per tutelare gli interessati, ruoli e permessi assegnati in modo coerente con le mansioni.
Molte torrefazioni usano software per organizzare le consegne in cui sono raccolti dati personali dei clienti. Applicare la privacy by default significa limitare la visione di questi dati al personale autorizzati, evitando che altri possano curiosare in archivi che non riguardano la loro attività. Non è complicato, ma va pensato e attuato.
L’implementazione deve essere sostanziale, non solo formale. Non servono manuali voluminosi che finiscono in un cassetto, ma istruzioni che coprano le situazioni rilevanti, tra cui: gestione delle credenziali, modalità di risposta alle richieste degli interessati, gestione degli incidenti di sicurezza. Se le regole sono chiare, diventano parte della quotidianità e riducono il rischio di errori o improvvisazioni.
La formazione del personale non si può saltare. Non si tratta solo di spiegare la norma ma soprattutto di rendere le persone consapevoli delle responsabilità derivanti dal proprio ruolo. Diversamente, l’accountability resta confinata sulla carta. La misura di sicurezza tecnologica più avanzata può essere vanificata se manca un solido firewall umano.
Altro esempio: le visite e le degustazioni. I partecipanti forniscono una serie di informazioni. È importante raccogliere solo ciò che serve e nel modo corretto: un modulo chiaro e un’informativa ben scritta evitano molte complicazioni.
Il monitoraggio permette di adattare il SGP ai cambiamenti e verificarne coerenza ed efficacia. L’introduzione di un nuovo macchinario, la scelta di un diverso fornitore, l’avvio di vendite tramite marketplace: ogni novità può comportare un impatto sul SGP. Se la struttura è pensata bene, queste operazioni diventano rapide e non pesano sull’operatività.
Prendiamo il caso delle mailing list. Con il tempo, le autorizzazioni dei clienti possono diventare non più valide o aggiornate. Un controllo periodico delle basi giuridiche – anche in ottica di correttezza e aggiornamento – riduce il rischio di contestazioni e rafforza la trasparenza verso i destinatari delle comunicazioni. È manutenzione ordinaria, niente di più.
Un SGP efficace non è un costo, ma un investimento che si traduce in maggiore sicurezza operativa, efficacia e sicurezza dei processi, elemento distintivo per consolidare la fiducia del mercato. Gli episodi di data breach legati a errori umani o alla scarsa attenzione ai rischi cyber mostrano come i danni economici e reputazionali possano essere pesanti. Il GDPR non chiede la perfezione, ma un approccio concreto, proporzionato e aggiornato.
L’Associazione può fare molto in questo senso, promuovendo buone pratiche e sensibilizzando sulla responsabilità dell’imprenditore. Uno Studio Legale specializzato può sostenere le aziende nella progettazione ed amministrazione del SGP, trasformandolo in una leva organizzativa di reale utilità.
Un SGP progettato e costruito con attenzione permette all’imprenditore di concentrarsi sul proprio business, forte di una gestione conforme e responsabile delle informazioni. L’equilibrio tra tutela, efficienza e trasparenza misura la maturità di un’organizzazione.
L’approccio alla privacy in ottica di sistema consente di integrare ulteriori ambiti di compliance: whistleblowing, modelli 231, Cyber Risk. Una base metodologica solida agevola l’evoluzione dell’impresa verso una compliance integrata.