“Dal 1° gennaio 2019. Come adeguarsi al nuovo obbligo di legge”
• NOTIZIARIO TORREFATTORI, dicembre 2018, a cura di Susanna de Mottoni •
Dal 1° gennaio 2019 tutte le fatture emesse, a seguito di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, o stabiliti in Italia, potranno essere solo fatture elettroniche.
Le regole per predisporre, trasmettere, ricevere e conservare le fatture elettroniche sono definite nel provvedimento n. 89757 del 30 aprile 2018 del Direttore dell’Agenzia delle Entrate.
Cos’è la fattura elettronica
La fattura elettronica si differenzia da una fattura cartacea, in generale, solo per due aspetti:
- va necessariamente redatta utilizzando un pc, un tablet o uno smartphone;
- deve essere trasmessa elettronicamente al cliente tramite il c.d. Sistema di Interscambio “SdI”.
In termini più tecnici, la fattura elettronica è un file in formato XML (eXtensible Markup Language) trasmesso per via telematica al SdI e da questo recapitato al cliente.
Cos’è il Sdl
Il SdI è una sorta di “postino” che svolge, tra gli altri, i seguenti compiti:
- verifica se la fattura contiene almeno i dati obbligatori ai fini fiscali e l’indirizzo al quale il cliente desidera che venga recapitata la fattura;
- controlla che la partita IVA del fornitore e la partita IVA ovvero il codice fiscale del cliente (cessionario/committente) siano esistenti.
In caso di esito positivo dei controlli precedenti (e di altri controlli di cui si dirà in seguito), il SdI consegna in modo sicuro la fattura al destinatario, comunicando, con una “ricevuta di recapito”, a chi ha trasmesso la fattura la data e l’ora di consegna del documento.
In definitiva, quindi, i dati obbligatori da riportare nella fattura elettronica sono gli stessi che si riportavano nelle fatture cartacee, oltre all’indirizzo telematico dove il cliente vuole che venga consegnata la fattura.
Chi è esonerato dall’emissione della fattura elettronica
Sono esonerati dall’emissione della fattura elettronica gli operatori che rientrano nel cosiddetto “regime di vantaggio” (di cui all’art. 27, commi 1 e 2, del D.L. n. 98/2011) e quelli che rientrano nel cosiddetto “regime forfettario” (di cui all’art. 1, commi da 54 a 89, della L. n. 190/2014).
Gli operatori in regime di vantaggio o forfettario, possono comunque emettere fatture elettroniche seguendo le disposizioni del provvedimento del 30 aprile 2018.
Sono altresì esonerati i cd. piccoli produttori agricoli (di cui all’art. 34, comma 6 del D.P.R. n. 633/1972.
Tutti gli altri soggetti passivi IVA sono obbligati, dal 1° gennaio 2019, ad emettere esclusivamente fatture elettroniche.
Quali sono i vantaggi della fattura elettronica
Al di là del risparmio in termini di consumo di carta e archiviazione, uno dei vantaggi riguarda la conservazione delle fatture elettroniche che può essere eseguita direttamente dall’operatore IVA tramite proprie procedure informatiche, ovvero aderendo ad un apposito servizio gratuito reso disponibile dall’Agenzia delle Entrate.
Inoltre, potendo acquisire la fattura sotto forma di file XML, è possibile rendere più rapido il processo di contabilizzazione dei dati contenuti nelle fatture stesse, riducendo sia i costi di gestione di tale processo che gli errori che si possono generare dall’acquisizione manuale dei dati.
Essendo certa la data di emissione e consegna della fattura (poiché la stessa viene trasmessa e consegnata solo tramite SdI), si incrementa l’efficienza nei rapporti commerciali tra clienti e fornitori.
La fattura elettronica, poi, determina ulteriori vantaggi dal punto di vista strettamente fiscale.
Predisposizione
Per compilare una fattura elettronica è necessario disporre di: un PC ovvero un tablet o uno smartphone; un programma (software) che consenta la compilazione del file della fattura nel formato XML.
Per come detto, per i soggetti passivi IVA meno strutturati, L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione gratuitamente 3 tipi di programmi per predisporre le fatture elettroniche (una procedura web utilizzabile accedendo al portale “Fatture e Corrispettivi” del sito internet dell’Agenzia, un software scaricabile su PC e un’App per tablet e smartphone, denominata Fatturae, scaricabile dagli store Android o Apple).
I soggetti passivi IVA più strutturati, di norma utilizzeranno i software rilasciati dagli stessi produttori dei software gestionali utilizzati per predisporre e registrare in contabilità le fatture, ovvero altri software privati.
Invio
Per trasmettere al SdI il file XML della fattura elettronica ci sono diverse modalità:
- si può utilizzare una PEC, inviando il file della fattura come allegato del messaggio di PEC all’indirizzo “sdi01@pec.fatturapa.it”;
- si può utilizzare un canale telematico (FTP o Web Service) preventivamente attivato con il SdI;
- si può utilizzare il servizio online presente nel portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate che consente l’upload del file XML preventivamente predisposto e salvato sul proprio PC;
- si può utilizzare la procedura web ovvero l’App Fattura emesse a disposizione gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate.
Ricevimento
Una volta ricevuta la fattura e in caso di esito positivo dei controlli previsti, il SdI consegna la fattura elettronica all’indirizzo telematico presente nella fattura stessa; la fattura elettronica, quindi, viene recapitata alla casella PEC, ovvero al canale telematico (FTP o Web Service) che il cliente ha comunicato.
Va evidenziato che per il recapito delle fatture elettroniche l’Agenzia delle Entrate ha reso disponibile un apposito servizio di “registrazione” dell’indirizzo telematico prescelto per la ricezione delle stesse.
Conservazione
Sia chi emette che chi riceve una fattura elettronica è obbligato a conservarla elettronicamente.
La conservazione elettronica non è la semplice memorizzazione su PC del file della fattura, bensì un processo regolamentato tecnicamente dalla legge (CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale).
Solo con il processo di conservazione elettronica a norma, infatti, si ha la garanzia di non perdere mai le fatture.
Il processo di conservazione elettronica a norma è usualmente fornito da operatori privati certificati.
L’Agenzia delle Entrate, peraltro, ha messo gratuitamente a disposizione un servizio di conservazione elettronica a norma per tutte le fatture emesse e ricevute elettronicamente attraverso il SdI.
Fonte: Studio Tributario Cattelan-Verni-Mallano & Associati Dottori Commercialisti e Revisori Legali